Dématérialisation · Maroc
Dématérialisation : du document reçu à l'information validée.
Factures, bons de livraison, courriers et pièces de dossier arrivent encore sur papier, en PDF ou en pièce jointe, puis quelqu'un les ressaisit. Nous construisons des circuits qui reçoivent ces documents, les classent, en extraient les informations utiles et les soumettent à une validation avant de les verser dans vos systèmes. Le papier ne disparaît pas d'un coup pour autant, car chaque type de document rejoint le circuit numérique quand sa lecture est fiable.
Là où la dématérialisation fait gagner du temps.
- Courrier et emails
Classer ce qui arrive
Chaque courrier scanné ou email reçu est reconnu, classé dans le bon dossier et transmis au service concerné, qui le retrouve ensuite par une simple recherche.
- Comptabilité
Traiter les factures fournisseurs
Les factures reçues en PDF ou sur papier sont lues, rapprochées de la commande et soumises au comptable avant leur enregistrement.
- Gestion des dossiers
Réunir les pièces d'un dossier
Les pièces d'un dossier sont reconnues à leur arrivée, et l'équipe voit tout de suite celles qui manquent encore.
- Archives
Retrouver un document
Les documents validés sont archivés avec les informations extraites, si bien qu'une recherche par client, par date ou par montant les retrouve.
Un circuit dématérialisé, type de document par type de document.
Étape 01
Inventorier
Nous recensons les documents du circuit, leurs formats et les personnes qui les traitent aujourd'hui.
Étape 02
Tester la lecture
Un échantillon de vos documents réels mesure ce qui se lit de façon fiable, type par type.
Étape 03
Construire le circuit
La réception, le classement, l'extraction, la validation et le versement dans vos systèmes forment un seul flux.
Étape 04
Mettre en service
Chaque type de document rejoint le circuit quand sa lecture atteint le seuil convenu, et les autres restent traités comme aujourd'hui.
Une lecture mesurée, puis une validation humaine.
Le système ne lit que les types de documents testés sur vos propres exemples, et une pièce manuscrite est conservée comme pièce jointe, sans être interprétée. Tout ce qui est extrait passe ensuite par une validation humaine avant d'entrer dans vos systèmes, car une lecture automatique peut se tromper sur un document abîmé ou mal cadré. Quand vos documents ne doivent pas quitter vos locaux, le modèle de lecture tourne sur votre propre serveur.
Une étape utile avant la facture électronique.
La facture électronique annoncée au Maroc reposera sur un échange structuré avec la plateforme fiscale, dont le texte d'application n'est pas encore publié. Une partie de vos fournisseurs continuera donc d'envoyer des PDF ou du papier, si bien qu'un circuit capable de lire ces factures et de les rapprocher de vos commandes reste utile, quel que soit le calendrier retenu.
Des circuits que nous avons construits.
Cineride Log
- Client anonymisé
- Automobile et assurance
- IA locale
Un réseau de vitrage automobile monte pour ses clients des dossiers de sinistre pris en charge par les assureurs, et chaque dossier réunit plusieurs pièces. Nous avons donc construit un système qui reconnaît ces pièces, en extrait les champs et compare une même information d'un document à l'autre, comme l'immatriculation, avant de soumettre le dossier à une validation humaine. Les pièces manuscrites sont conservées sans être lues. Le modèle de vision tourne sur le serveur du client, et aucun document ne le quitte.
FAQ
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation consiste à remplacer un document papier, et le circuit qui le traite, par une version numérique exploitable. Un document scanné ne suffit pas, car l'image d'une facture reste une image tant que personne n'en a tiré le fournisseur, la date ou le montant. Une dématérialisation utile va donc jusqu'à la donnée, qui peut ensuite être contrôlée, rapprochée et retrouvée.
Quels documents peut-on dématérialiser ?
La plupart des documents imprimés et lisibles peuvent l'être, comme les factures, les bons de livraison, les courriers, les contrats ou les pièces d'un dossier client. Nous mesurons la lecture de chaque type sur vos propres exemples avant de l'intégrer au circuit, tandis que les pièces manuscrites restent conservées comme pièces jointes.
La dématérialisation suffit-elle pour la facture électronique ?
Elle y prépare, sans la remplacer, car la facture électronique reposera sur un échange structuré avec la plateforme fiscale, dont le texte d'application n'est pas publié au Maroc à ce jour. D'ici là, la lecture des factures reçues en PDF ou sur papier reste donc utile, et elle s'appuie sur les mêmes données de référence, à commencer par l'ICE de vos fournisseurs.
Nos documents doivent-ils quitter l'entreprise ?
Ils restent dans votre entreprise si vous le souhaitez, car le modèle de lecture peut tourner sur un serveur installé chez vous. Cette option demande une machine adaptée, que nous spécifions avec votre équipe informatique. Un modèle hébergé évite cet achat, en revanche les documents partent alors chez son fournisseur, dont nous vérifions les conditions.
Combien coûte un projet de dématérialisation ?
L'investissement dépend des types de documents à traiter, de leur qualité, du volume, de l'étape de validation humaine et des logiciels où les informations doivent arriver. Des documents réguliers et lisibles demandent moins de travail que des pièces très variées. Nous fixons donc le montant après un test sur un échantillon de vos documents.
Parlons de vos enjeux
Dématérialisons un premier circuit.
Choisissez un circuit qui occupe vos équipes, comme les factures fournisseurs ou le courrier entrant, et montrez-nous quelques exemples de ses documents. Nous mesurerons ce qui se lit de façon fiable avant de vous proposer un périmètre.
- L'appel dure trente minutes, en visioconférence.
- Vous parlez directement à un expert de Claro.
- Vous recevez ensuite par email la prochaine étape que nous vous conseillons.