Automatiser les opérations
Automatisez les opérations que vos équipes traitent encore à la main.
Une commande ressaisie dans un deuxième outil, un dossier transmis par email, une vérification faite de mémoire : ces gestes prennent du temps et laissent passer des erreurs. Nous automatisons le processus entier, de l'événement qui le déclenche jusqu'au dernier contrôle.
Avant
Les mêmes informations saisies deux fois
Les équipes commerciales, logistiques ou comptables recopient une commande ou un dossier d'un outil à l'autre, et chaque copie peut introduire une erreur.
Du travail qui attend dans les boîtes email
Une demande reste en suspens parce que la personne qui doit la traiter est occupée ailleurs ou absente ce jour-là.
Des exceptions réglées au cas par cas
Quand une information manque, chacun improvise sa solution, et personne ne sait combien de dossiers restent bloqués.
Exemple illustratif, une question sur un dossier en cours.
Un client écrit pour savoir où en est son dossier. La personne qui reçoit l'email doit le retrouver parmi les autres, vérifier le dossier dans l'ERP, puis rédiger sa réponse, donc chaque demande attend son tour.
- Retrouver l'email
- Vérifier le dossier dans l'ERP
- Rédiger la réponse
Après
Exemple illustratifLe même processus, automatisé étape par étape.
Réception
Le système lit chaque email entrant et identifie le dossier concerné.
Rapprochement
Il rapproche l'email des informations du dossier, tirées de l'ERP.
Préparation
Une réponse est préparée à partir de l'email et du dossier.
Validation
Un membre de l'équipe relit la réponse dans un tableau de validation, la corrige si besoin et l'approuve.
Envoi
La réponse approuvée part au client, et l'approbation reste enregistrée avec son auteur.
Sur chaque projet, nous définissons avec vous les cas que l'automatisation ne traite pas seule, comme un dossier introuvable ou une information manquante. Ces cas reviennent à une personne, accompagnés de ce que le système a déjà trouvé.
Ici, l'IA prépare une réponse parce qu'il faut lire un email rédigé librement. Sur beaucoup d'autres processus, des règles et une connexion entre deux outils suffisent, et nous ne proposons l'IA que lorsqu'une étape l'exige.
Ce que nous faisons, du diagnostic à l'adoption.
Diagnostic
Nous suivons le processus avec les personnes qui le font, de l'événement déclencheur au dernier contrôle, et nous notons chaque saisie, transmission et exception.
Conception
Nous décidons avec vous ce qui est automatisé, ce qui reste validé par une personne et ce qui se passe quand un cas sort des règles.
Mise en œuvre
Nous connectons vos outils, construisons l'automatisation et la testons sur de vrais dossiers avant la mise en service.
Adoption
Nous formons l'équipe au nouveau fonctionnement et restons présents les premières semaines, le temps d'ajuster les règles.
Ce qu'il faut réunir de votre côté.
Une automatisation reproduit les règles qu'on lui donne, y compris leurs incohérences. Si vos équipes appliquent des pratiques différentes pour un même dossier, nous les harmonisons donc avec vous avant de construire quoi que ce soit.
Un responsable du processus
Une personne qui connaît le processus et tranche quand deux pratiques coexistent.
L'accès à vos outils
Une API, un export ou un accès en lecture, selon ce que chaque outil permet. Nous le vérifions pendant le diagnostic.
De vrais exemples
Des dossiers, des commandes ou des emails réels, pour construire et tester sur votre activité réelle.
Du temps pour valider
Pendant les premières semaines, l'équipe relit davantage, le temps que les règles se stabilisent.
Comment nous mesurons le résultat.
Avant la mise en service, nous relevons avec vous le point de départ sur quatre indicateurs : le délai de traitement d'un dossier, le temps passé en saisie, le nombre d'erreurs et la part de cas qui sortent des règles. Nous suivons ensuite les mêmes indicateurs, si bien que vous distinguez le résultat mesuré de l'objectif fixé au départ.
Pastaleena
Pâtes artisanales, vente en ligne
- Enjeu
- Confirmer les commandes et organiser les livraisons sans alourdir le travail de l'équipe.
- Ce que Claro a construit
- Le site de vente en ligne, et l'automatisation des commandes configurée sur leur outil de gestion des commandes : confirmation sur WhatsApp, transmission au livreur avec numéro de suivi, rappel avant la livraison.
FAQ
Questions fréquentes
Par quel processus commencer ?
Nous recommandons un processus fréquent, aux règles assez stables, et dont le poids se voit déjà dans des heures de saisie, des retards ou des erreurs signalées par vos clients. Un premier projet bien choisi sert ensuite de modèle, parce que les accès, les règles de validation et les habitudes de l'équipe sont déjà en place pour les suivants.
Faut-il de l'IA pour automatiser un processus ?
Beaucoup de processus s'automatisent sans IA, avec des règles et une connexion entre deux outils, comme la confirmation des commandes de Pastaleena. L'IA devient utile quand une étape demande de lire un texte libre, un email ou un document, puis d'en tirer une information ou une réponse. Nous choisissons donc l'approche étape par étape.
Devons-nous changer nos outils actuels ?
Dans la plupart des cas, vous gardez vos outils, car nous les connectons par leurs API ou leurs exports. Si l'un d'eux ne permet aucun échange exploitable, nous vous le signalons dès le diagnostic et nous examinons les options avec vous, de la plus légère jusqu'au remplacement.
Qui garde la main sur les décisions ?
Vous décidez avec nous quelles étapes passent par une validation humaine. Une action qui engage l'entreprise, comme un envoi à un client ou un paiement, peut être soumise à approbation, et chaque approbation est enregistrée avec le nom de la personne qui l'a donnée.
Combien coûte l'automatisation d'un processus ?
L'investissement dépend du nombre d'étapes et d'outils concernés, de la qualité de leurs API, de la part de texte libre à traiter et du volume de cas. Un processus fondé sur des règles demande moins de travail qu'un processus où l'IA lit des emails. Nous fixons donc le montant après le diagnostic, et l'usage des modèles d'IA, quand il y en a, est facturé par leurs fournisseurs, à votre nom ou refacturé à l'identique.
Que se passe-t-il quand un cas sort des règles ?
Il revient à une personne, avec ce que le système a déjà trouvé, ce qui évite de reprendre le dossier depuis le début. Nous définissons ces cas avec vous dès la conception. Leur nombre fait d'ailleurs partie des indicateurs suivis, parce qu'il montre où les règles doivent évoluer.
Parlons de vos enjeux
Examinons un processus de votre entreprise.
Choisissez un processus qui prend du temps à vos équipes aujourd'hui, et décrivez-nous ses étapes, les outils utilisés et les cas qui posent problème. Nous verrons ensemble ce qui peut être automatisé et ce qu'il faudrait préparer.
- L'appel dure trente minutes, en visioconférence.
- Vous parlez directement à un expert de Claro.
- Vous recevez ensuite par email la prochaine étape que nous vous conseillons.