Exploiter la connaissance d'entreprise
Donnez à vos équipes un accès direct à vos documents internes.
Vos procédures, vos contrats types et vos notes techniques existent, mais ils sont dispersés entre des dossiers partagés, des boîtes email et la mémoire de quelques collègues. Nous connectons un assistant aux documents que vous autorisez, pour que chacun obtienne une réponse avec sa source.
Avant
Des documents introuvables
La bonne version d'une procédure existe quelque part, mais retrouver laquelle fait foi prend plus de temps que de demander à un collègue.
Un savoir détenu par quelques personnes
Les mêmes collaborateurs expérimentés sont sollicités toute la journée, et leur absence ralentit tout le monde.
Des réponses qui varient
Deux personnes donnent deux réponses différentes à la même question, faute d'une source commune.
Exemple illustratif, une question sur une règle interne.
Un commercial veut savoir si un client peut obtenir un délai de paiement plus long que d'habitude. La règle figure dans une note de la direction financière, mais il ne sait pas laquelle, donc il écrit à un collègue et attend sa réponse.
Après
Exemple illustratifLa réponse, sa source, et rien au-delà des droits de chacun.
Question
Il pose sa question en langage courant, depuis l'outil qu'il utilise déjà.
Recherche
L'assistant cherche uniquement dans les documents que ce collaborateur a le droit de consulter.
Réponse
Il formule une réponse et cite le document et le passage sur lesquels elle s'appuie.
Information absente
Si aucun document ne répond, il le dit clairement et indique la personne ou le service à qui s'adresser.
Techniquement, cette architecture s'appelle RAG : l'assistant recherche d'abord dans les sources autorisées, puis formule sa réponse à partir de ce qu'il a trouvé. Le collaborateur peut donc ouvrir la source et vérifier lui-même avant d'agir.
RAG & KnowledgeCe que nous faisons, des documents à l'usage quotidien.
Inventaire des sources
Nous recensons avec vous les documents utiles, leur version de référence et la personne qui les tient à jour.
Droits d'accès
Nous reprenons les droits existants, pour qu'un collaborateur n'obtienne jamais une réponse tirée d'un document qu'il ne peut pas ouvrir.
Construction et tests
Nous connectons l'assistant à vos sources et le testons sur une liste de vraies questions préparée avec vos équipes.
Mise à jour
Nous organisons l'ajout des nouveaux documents et le retrait des versions périmées, pour que les réponses suivent vos règles.
Ce qu'il faut réunir de votre côté.
Un assistant répond à partir de vos documents, si bien qu'une procédure périmée produira une réponse périmée. La première étape consiste donc souvent à désigner la version qui fait foi pour chaque sujet.
Des documents à jour
Une version de référence par sujet, et une personne qui la tient à jour.
Des droits d'accès définis
Qui peut consulter quoi, déjà appliqué dans vos dossiers ou défini avec nous.
De vraies questions
Une liste de questions que vos équipes posent réellement, pour tester les réponses.
Un choix d'hébergement
Votre infrastructure, un serveur que nous gérons ou un cloud géré, selon la sensibilité des documents.
Comment nous mesurons l'utilité de l'assistant.
Nous suivons le temps nécessaire pour trouver une information, l'utilité des réponses notée par les utilisateurs, la part des questions pour lesquelles une source a été trouvée et le respect des droits d'accès, vérifié par des tests. Ces indicateurs sont relevés avant et après la mise en service, ce qui sépare le résultat mesuré de l'objectif.
Skippo
Application nautique, Suède
- Enjeu
- Répondre à des questions posées en cinq langues.
- Ce que Claro a construit
- Un agent qui répond à partir de leur base de connaissances et transmet à l'équipe, dans son outil de support, les questions qui exigent une intervention humaine.
NYS
Réseau de boutiques
- Enjeu
- Donner aux équipes une réponse sur leurs ventes et leurs stocks sans passer par un rapport.
- Ce que Claro a construit
- Un copilote IA qui répond en français dans les limites des droits de chaque utilisateur.
FAQ
Questions fréquentes
Quels documents peut-on connecter à l'assistant ?
Nous connectons les documents texte, les PDF, les pages d'un intranet ou d'une base de connaissances, et les informations issues de vos outils lorsqu'ils proposent une API. Nous vérifions pendant l'inventaire ce que chaque source permet, car un document scanné de mauvaise qualité doit parfois être repris avant d'être exploitable.
L'assistant peut-il inventer une réponse ?
Nous le concevons pour répondre à partir des documents trouvés et pour signaler clairement l'absence d'information. Le risque n'est jamais nul, c'est pourquoi la source est affichée à chaque réponse et nous testons l'assistant sur vos vraies questions avant de l'ouvrir aux équipes.
Qui peut voir quels documents ?
L'assistant applique les droits d'accès de chaque collaborateur. Une personne qui ne peut pas ouvrir un document n'obtient aucune réponse tirée de ce document, et nous vérifions cette règle par des tests avant la mise en service.
Où sont hébergés nos documents ?
Nous choisissons l'hébergement avec vous pour chaque projet, entre votre propre infrastructure, un serveur que nous gérons et un cloud géré. Lorsque des documents ne doivent pas quitter vos locaux, le modèle d'IA peut lui aussi fonctionner sur place.
Combien coûte un assistant connecté à nos documents ?
L'investissement dépend du nombre et de l'état des sources à connecter, de la complexité des droits d'accès, de l'hébergement retenu et du volume de questions. L'usage des modèles d'IA et l'hébergement s'y ajoutent, facturés par leurs fournisseurs, à votre nom ou refacturés à l'identique. Nous fixons donc le montant après l'inventaire des sources.
Parlons de vos enjeux
Structurons l'accès à votre connaissance.
Dites-nous où se trouvent aujourd'hui vos procédures et vos documents de référence, et quelles questions reviennent le plus souvent. Nous verrons ensemble par quelles sources commencer.
- L'appel dure trente minutes, en visioconférence.
- Vous parlez directement à un expert de Claro.
- Vous recevez ensuite par email la prochaine étape que nous vous conseillons.