Centraliser les données
Pilotez votre activité avec des chiffres que tout le monde partage.
Chaque service tient son propre fichier, et le chiffre d'affaires présenté en réunion change selon la personne qui l'a calculé. Nous définissons avec vous des indicateurs communs, nous connectons les sources qui les alimentent et nous construisons le rapport qui sert vraiment à décider.
Avant
Des fichiers qui se contredisent
Les ventes, la finance et la logistique ont chacune leur version d'un même chiffre, et la réunion commence par un débat sur les données.
Des rapports refaits à la main
Quelqu'un passe chaque semaine des heures à copier des exports dans un tableur avant de pouvoir présenter les chiffres.
Des définitions floues
Personne ne sait exactement ce que recouvre un indicateur, ni quel système fait foi pour le calculer.
Un exemple, le rapport financier du réseau NYS.
NYS exploite plus de dix boutiques, et sa direction voulait comparer les ventes du réseau à la journée ou à la semaine. Le rapport financier que nous avons construit présente donc les ventes par boutique et par ville.
Rapport financier
Ventes par boutique
- Boutique A
- Boutique B
- Boutique C
EspècesCarte
- Source
- Définition
- Période
Après
Cinq étapes entre vos sources et le rapport.
Inventaire
Nous recensons les fichiers et les outils où naissent vos chiffres, et la personne qui tient chacun d'eux.
Définition
Pour chaque indicateur, nous écrivons sa formule, sa source et son responsable, puis la direction valide la fiche.
Connexion
Nous connectons les sources par leurs API ou leurs exports, en gardant les systèmes qui fonctionnent.
Rapport
Nous construisons le rapport ou le tableau de bord autour des décisions qu'il doit éclairer.
Accès
Chaque personne voit les chiffres qui la concernent, selon les droits définis avec vous.
Centraliser vos données laisse vos outils en place. Votre ERP, votre caisse ou votre CRM continuent de fonctionner, et seules les informations nécessaires au pilotage sont réunies au même endroit.
Intégration de systèmesCe que nous faisons, de la définition au tableau de bord.
Partir des décisions
Nous commençons par les décisions que la direction prend chaque semaine, puis nous remontons vers les chiffres dont elle a besoin.
Écrire les définitions
Chaque indicateur reçoit une fiche validée, si bien que tout le monde calcule le même chiffre de la même façon.
Connecter les sources
Nous relions vos outils et vos fichiers sans les remplacer, sauf lorsqu'une source ne permet aucun échange.
Livrer le rapport
Nous livrons le rapport, testé sur vos données réelles, et nous formons les personnes qui l'utiliseront.
Ce qu'il faut réunir de votre côté.
Un tableau de bord ne règle pas un désaccord sur la définition d'un chiffre. La direction doit donc arbitrer les définitions avant la construction, et nous préparons cet arbitrage avec elle.
Un sponsor à la direction
Une personne qui tranche quand deux services définissent un indicateur différemment.
Des responsables de données
Pour chaque source, une personne qui en connaît le contenu et la tient à jour.
L'accès aux sources
Les exports, les API ou les accès en lecture aux outils concernés.
Des décisions identifiées
La liste des décisions que le rapport doit éclairer, par ordre d'importance.
Comment nous mesurons le résultat.
Nous suivons le temps de préparation des rapports, la fraîcheur des données au moment de la réunion, l'effort de rapprochement entre les fichiers et la part des indicateurs calculés automatiquement. Ces mesures sont prises avant et après la mise en service, pour distinguer le résultat obtenu de l'objectif fixé.
NYS
Réseau de boutiques
- Enjeu
- Comparer les ventes de plus de dix boutiques.
- Ce que Claro a construit
- Un rapport financier par boutique et par ville, à la journée ou à la semaine, intégré à leur ERP.
FAQ
Questions fréquentes
Faut-il un entrepôt de données ?
Ce n'est pas indispensable au départ. Lorsque les sources sont peu nombreuses, le rapport peut les lire directement. Un entrepôt de données devient utile quand les sources se multiplient ou que vous voulez conserver un historique que vos outils n'archivent pas, et nous vous le recommandons seulement dans ce cas.
Pouvons-nous garder nos fichiers Excel ?
Oui, un fichier Excel peut rester une source, à condition qu'il ait un responsable et une structure stable. Nous l'importons alors de façon régulière, et nous vous signalons les fichiers dont le contenu change trop souvent pour être fiables.
Qui a accès à quels chiffres ?
Nous définissons les droits avec vous, par fonction ou par périmètre, comme une boutique ou une région. Un responsable de site voit alors ses propres chiffres, et la direction voit l'ensemble du réseau.
À quelle fréquence les données sont-elles mises à jour ?
La fréquence dépend de vos sources et de vos décisions. Un rapport hebdomadaire peut se contenter d'une mise à jour quotidienne, alors qu'un suivi de caisse demande des données plus récentes. Nous la fixons avec vous pour chaque indicateur.
Combien coûte un projet de centralisation des données ?
L'investissement dépend du nombre de sources à connecter, de leur qualité, du nombre d'indicateurs à définir et des droits d'accès à mettre en place. Une source propre avec une API demande moins de travail qu'un ensemble de fichiers à harmoniser. Nous fixons donc le montant après l'inventaire des sources.
Parlons de vos enjeux
Clarifions vos données de pilotage.
Dites-nous quels chiffres votre direction regarde chaque semaine et d'où ils viennent aujourd'hui. Nous verrons ensemble lesquels définir en premier et comment les alimenter.
- L'appel dure trente minutes, en visioconférence.
- Vous parlez directement à un expert de Claro.
- Vous recevez ensuite par email la prochaine étape que nous vous conseillons.