Secteur public
Des services plus simples à suivre, pour les usagers et pour vos agents.
Un courrier passe d'un service à l'autre pendant que l'usager ignore où en est sa demande, et le service rendu en pâtit. Nous concevons des outils qui rendent ces circuits visibles, dans le cadre défini par votre procédure d'achat.
Vos enjeux
Ce qui ralentit le service rendu à l'usager.
Des circuits de documents opaques
Un dossier passe de bureau en bureau, et personne ne sait à quelle étape il attend.
Des usagers sans réponse
L'usager se déplace ou appelle pour connaître l'état de sa demande, ce qui mobilise les agents de l'accueil.
Des textes difficiles à retrouver
Les circulaires, les procédures et les modèles de courrier sont rangés à plusieurs endroits, souvent en plusieurs versions.
Cas d’usage
Quatre usages pour un service public.
Circuit des documents
Chaque courrier ou dossier est enregistré à son arrivée, transmis au bon service et suivi jusqu'à sa clôture.
Automatiser les opérationsSuivi des demandes des usagers
L'usager consulte l'état de sa demande en ligne, et l'agent la traite depuis un tableau partagé.
Améliorer l'expérience clientConnaissance interne
Les agents retrouvent un texte, une procédure ou un modèle de courrier, avec le document source affiché.
Exploiter la connaissance d'entrepriseConnaissance d'entrepriseSuivi du service
Les délais de traitement et le volume des demandes sont réunis dans un tableau de bord pour les responsables.
Centraliser les données
Gouvernance
La procédure d'achat, les usagers et l'hébergement.
Nous travaillons dans le cadre défini par votre procédure d'achat, et nous fournissons les documents qu'elle exige. Les décisions administratives restent prises par les agents habilités, puisque nos outils enregistrent, transmettent et préparent sans décider à leur place.
Un service destiné aux usagers doit rester lisible par tous, en français comme en arabe, et sur un téléphone ordinaire. Quant aux données, nous choisissons l'hébergement avec vous, y compris sur votre propre infrastructure lorsque vos règles l'imposent.
Notre approche
Nous partons du parcours d'un dossier.
Nous suivons avec vos agents le trajet d'un dossier, de son arrivée à sa clôture, et nous notons les étapes, les validations et les attentes.
Nous proposons ensuite de commencer par un seul circuit, assez limité pour être livré et mesuré rapidement, avant d'étendre l'outil à d'autres services.
Exemple illustratif
Exemple illustratif, le suivi d'une demande d'autorisation.
Nous n'avons pas encore de réalisation publiable dans le secteur public. L'exemple ci-dessous montre donc la façon dont nous traiterions un cas courant, sans organisme ni chiffre.
L'usager
Dépôt
Il dépose sa demande et ses pièces en ligne, et reçoit un numéro de suivi.
Le système
Contrôle
La complétude du dossier est vérifiée, et l'usager est prévenu s'il manque une pièce.
L'agent
Instruction
L'agent habilité instruit le dossier et rend sa décision, enregistrée avec son nom et sa date.
Le système
Information
L'usager est informé de chaque changement d'étape, sans avoir à se déplacer.
FAQ
Questions fréquentes
Avez-vous déjà travaillé pour une administration ?
Nous n'avons pas encore de réalisation publique à présenter dans ce secteur. Les méthodes que nous proposons, comme le suivi des circuits de documents, les droits d'accès et la traçabilité, sont en revanche celles que nous appliquons déjà pour nos clients d'autres secteurs.
Pouvez-vous répondre à une procédure d'achat public ?
Nous répondons dans le cadre fixé par l'acheteur, avec les documents qu'il demande. Si votre besoin n'est pas encore formalisé, nous pouvons vous aider à décrire le circuit concerné, afin que votre cahier des charges parte du fonctionnement réel du service.
Les données peuvent-elles rester dans notre infrastructure ?
Elles peuvent y rester. Nous choisissons l'hébergement avec vous, et l'outil peut fonctionner entièrement sur votre propre infrastructure lorsque vos règles l'imposent, modèle d'IA compris le cas échéant.
Les usagers devront-ils créer un compte ?
Ce n'est pas nécessaire dans la plupart des cas. Le suivi d'une demande peut se faire avec un numéro de dossier, et nous choisissons avec vous le niveau d'identification adapté à la nature des données consultées.
Combien coûte un projet pour un service public ?
L'investissement dépend du circuit retenu, du nombre de services concernés, des outils existants à connecter et de l'hébergement imposé. Un premier circuit limité demande moins de travail qu'un déploiement dans plusieurs services. Nous fixons donc le montant après avoir suivi avec vos agents le parcours d'un dossier.
Parlons de vos enjeux
Parlons d'un service à moderniser.
Dites-nous quel circuit de documents ou quelle demande des usagers mobilise le plus vos agents aujourd'hui. Nous verrons ensemble par où commencer, et sous quelle forme d'achat.
- L'appel dure trente minutes, en visioconférence.
- Vous parlez directement à un expert de Claro.
- Vous recevez ensuite par email la prochaine étape que nous vous conseillons.