Une facture sans commande ni contrat cesse d'entrer dans le système le jour où son enregistrement exige une référence valide : un numéro de bon de commande approuvé, ou un numéro de contrat actif pour les dépenses qui ne passent pas par une commande. Sans cette référence, la facture est reçue, datée et mise en attente, mais elle ne peut être ni imputée ni payée. Le contrôle se déplace ainsi à l'entrée, sans attendre la clôture et son rapport d'écarts.
Quelle extraction lancer aujourd'hui dans votre ERP ?
Sortez de l'ERP la liste des factures fournisseurs reçues le mois dernier, avec le fournisseur, le montant hors taxes et la référence de commande, ou demandez-la à la comptabilité fournisseurs. Filtrez les lignes sans référence et divisez leur nombre par le total. La requête fait presque tout le travail, si bien que le chiffre sort en moins d'une heure. Ce pourcentage sert de point de départ, puis d'indicateur mensuel.
Triez-les ensuite par fournisseur, et vous verrez souvent quelques noms concentrer une bonne partie du volume (le distributeur d'électricité, l'opérateur télécom, le mainteneur, l'éditeur de logiciels). Une partie du problème se règle alors sans rien bloquer, en rattachant ces fournisseurs à leur contrat.
Que vous coûte une facture découverte après coup ?
Une facture qui arrive sans commande signale une dépense engagée sans visa préalable. Le budget et le contrôle de gestion l'apprennent après, et la discussion sur le prix ou la quantité s'ouvre alors que la prestation est déjà consommée.
La facture orpheline coûte aussi du temps : elle circule de boîte en boîte jusqu'à ce que quelqu'un reconnaisse la dépense. Or le délai de paiement court pendant ce temps. La loi 69-21, publiée au Bulletin officiel le 15 juin 2023, le fixe à soixante jours à compter de la date de facturation quand les parties n'ont rien convenu, et à cent vingt jours au plus par accord. Votre circuit interne n'arrête pas le compteur.
Passé ce délai, le retard devient une amende. L'entreprise qui paie en retard déclare elle-même la facture à la DGI, dans sa déclaration trimestrielle, et verse en même temps l'amende au Trésor. Elle se calcule sur le montant TTC resté impayé, au taux directeur de Bank Al-Maghrib pour le premier mois de retard, majoré de 0,85 % par mois ou fraction de mois supplémentaire. La DGI révise d'ailleurs le taux du premier mois quand Bank Al-Maghrib modifie son taux directeur. Le dispositif s'applique depuis juillet 2023 aux entreprises de plus de 50 millions de dirhams de chiffre d'affaires, depuis janvier 2024 à celles de 10 à 50 millions, et depuis janvier 2025 à toutes celles qui dépassent 2 millions.
À la clôture, enfin, ces factures tardives obligent à estimer des charges à payer que personne n'avait déclarées.
Comment faire exister la commande avant la facture ?
La règle bloquante ne tient que si la commande est simple à créer. Le demandeur saisit une demande d'achat avec le devis, le valideur budgétaire l'approuve, puis le système génère un bon de commande numéroté. Pour les biens et les prestations constatables, le magasin ou le demandeur enregistre ensuite la réception. La facture arrive ainsi en dernier et se rattache à ce qui existe déjà.
Comme un numéro tapé librement ne prouve rien, c'est au système de générer le numéro de commande à partir de la demande approuvée. Les fournisseurs, eux, doivent apprendre par un courrier daté, après une courte période de transition, qu'une facture sans ce numéro ne sera pas mise en paiement.
Deux voies ou trois voies : quel rapprochement pour quelle dépense ?
Le rapprochement à deux voies compare la facture au bon de commande (prix unitaire, quantité, montant). Il suffit quand rien de physique n'est à constater, comme pour un abonnement dont le montant est fixé par contrat. Le rapprochement à trois voies y ajoute la réception, et la facture ne devient payable que pour ce qui a été livré ou exécuté. Il convient aux marchandises, aux pièces et aux prestations livrables en partie.
La tolérance sur les écarts se règle à part. Nulle, elle bloque des factures pour des arrondis et pousse les équipes à contourner le contrôle ; trop large, elle laisse passer des surfacturations. La bonne valeur dépend de vos volumes et de vos familles d'achat, c'est pourquoi vous la fixez par famille, en pourcentage et en montant, et la révisez après trois mois de blocages réels.
Quelles règles doivent empêcher votre système de payer ?
Chaque ligne se paramètre dans un ERP ou une application de gestion des achats ; la direction financière arrête les valeurs de la troisième colonne.
| Règle | Ce que le système vérifie | Paramètre que vous fixez | Si la règle échoue |
|---|---|---|---|
| Référence obligatoire | Commande approuvée ou contrat actif cité sur la facture | Liste fermée des catégories admises sans commande | Quarantaine, ni imputation ni paiement |
| Rapprochement à deux voies | Prix, quantité et montant contre la commande | Familles, tolérance en % et en montant | Paiement bloqué, motif affiché |
| Rapprochement à trois voies | Quantité facturée contre quantité reçue ou constatée | Familles, tolérance sur la quantité | Blocage jusqu'à réception ou avoir |
| Commande postérieure à la facture | Date de commande après la date de facture | Valideur et seuil d'escalade | Régularisation au niveau supérieur, comptée dans l'indicateur |
| Pas de commande, pas de paiement | Pas d'ordre de virement sans facture rapprochée ou levée approuvée | Règle fixe | Ordre de paiement refusé |
| Levée de blocage | Valideur distinct du demandeur et de l'opérateur de saisie | Matrice des habilitations | Levée refusée |
Dans un cahier des charges, la règle centrale tient en une phrase testable : « Le système refuse de créer un ordre de paiement pour toute facture fournisseur qui n'est ni rapprochée d'un bon de commande approuvé dans les tolérances paramétrées, ni rattachée à un contrat actif d'une catégorie autorisée, ni couverte par une levée de blocage approuvée et journalisée. » Un recetteur peut ainsi tenter chaque cas et constater le refus. Si votre outil ne porte pas ces contrôles, une application métier branchée sur l'ERP ou un paramétrage de l'ERP revu peut s'en charger.
Quelles factures peuvent arriver sans commande, et quel contrôle les remplace ?
Forcer une commande sur certaines dépenses ne produit que des commandes fictives, créées après la facture. Le cours de SAP sur la saisie des factures cite d'ailleurs les services publics, les réparations et les factures téléphoniques parmi les exemples de dépenses facturées sans bon de commande. Ces exceptions sont normales, pourvu qu'un autre contrôle prenne la place de la commande.
| Catégorie | Référence exigée à la place | Contrôle de substitution |
|---|---|---|
| Eau, électricité, télécoms | Numéro de contrat ou de ligne | Écart au mois précédent au-delà de votre seuil soumis aux services généraux |
| Contrats récurrents (maintenance, location de véhicules ou de matériel) | Numéro de contrat actif | Montant et périodicité comparés à l'échéancier, blocage si le contrat est échu |
| Abonnements et licences logicielles | Contrat ou commande annuelle | Inventaire tenu par la DSI, licences revues à chaque renouvellement |
| Primes d'assurance | Police et avis d'échéance | Revue mensuelle par la trésorerie |
| Achat urgent (panne, sécurité) | Déclaration d'urgence datée et nominative | Régularisation dans le délai que vous fixez, revue mensuelle de la liste |
La direction financière tient cette liste fermée, si bien qu'un service ne peut pas décider seul qu'une dépense relève d'un contrat.
Que devient une facture qui n'a ni commande ni contrat ?
Puisqu'elle existe juridiquement et que son délai de paiement court, avec l'amende au bout si personne ne tranche, la facture n'est pas rejetée en silence. Le système l'enregistre dans une file de quarantaine, avec sa date de réception, son fournisseur et son montant, à la vue du contrôle de gestion, sans imputation ni paiement possibles.
Le message affiché compte aussi. « Opération refusée » invite au contournement, alors que « Facture sans référence de commande ni contrat. Créez une demande de régularisation, elle sera soumise à votre directeur » dit quoi faire et à qui s'adresser.
Pour régulariser, le demandeur crée une commande a posteriori avec un motif, et elle part chez un valideur d'un niveau supérieur (N+2 ou direction financière, selon le seuil que vous fixez). Le système la marque définitivement comme régularisation, de sorte que ces cas se comptent à part. Un service qui régularise tous les mois achète hors circuit, et c'est avec lui que la direction financière revoit la façon de commander.
Qui peut lever un blocage, et quelle trace reste-t-il ?
Lever un blocage revient à décider de payer malgré un écart, donc la levée obéit à la même séparation des tâches que le paiement. Ni la personne qui a saisi la facture ni le demandeur de l'achat ne peuvent la prononcer. La matrice des habilitations désigne qui le peut, par famille d'achat et par tranche de montant, et le système refuse tout autre utilisateur.
Chaque levée laisse une ligne horodatée et non modifiable : qui, quand, quelle facture, quel écart, quel motif pris dans une liste fermée, quelle pièce jointe. Proscrivez le motif libre, puisqu'un simple « validé » n'apprend rien à un auditeur deux ans plus tard. Avec des motifs fermés, la direction financière peut relire ces levées chaque mois et compter les répétitions. La même logique protège les coordonnées bancaires, comme le détaille notre article sur le verrouillage du RIB fournisseur.
Quel indicateur suivre, et comment le calculer ?
Un seul suffit, la part des factures reçues sans bon de commande. Le numérateur compte les factures reçues dans le mois qui ne citaient, à leur arrivée, ni commande approuvée ni contrat actif d'une catégorie autorisée ; le dénominateur, toutes les factures fournisseurs reçues sur le même mois (hors impôts et cotisations sociales, qui ne sont pas des factures). Comptez en nombre plutôt qu'en montant, car quelques grosses factures conformes suffiraient à masquer des dizaines de petites qui ne le sont pas.
Une facture dont la commande a été créée après coup reste dans le numérateur, puisqu'elle est arrivée sans commande. La retirer ferait baisser l'indicateur alors que les pratiques n'ont pas changé. Suivez-le chaque mois par service demandeur et fixez vous-même la cible.
D'où viennent 280 factures sans commande chez un distributeur ?
Les chiffres qui suivent sont inventés pour l'illustration. Un distributeur de produits de grande consommation, avec deux entrepôts, reçoit 1 000 factures fournisseurs par mois. Ses achats de marchandises se rapprochent déjà en trois voies contre les réceptions. L'extraction du premier jour trouve pourtant 280 factures sans référence de commande, soit 28 %. Le tri par fournisseur montre que 90 concernent l'électricité, l'eau et les télécoms, et que 70 relèvent de contrats déjà signés pour la maintenance des chariots élévateurs et la location des camions de livraison. Une fois ces fournisseurs rattachés à leur contrat, ces 160 factures arrivent avec une référence valide et l'indicateur tombe à 120 sur 1 000, soit 12 %.
Les 120 restantes sont les vrais achats hors circuit, comme le transport affrété au coup par coup ou les emballages commandés par téléphone. Elles partent en quarantaine, et chacune exige une régularisation. Si 80 d'entre elles viennent de la logistique et du service commercial, la direction financière sait par où commencer.
Côté rapprochement, l'entrepôt reçoit 400 cartons sur une commande de 400, et la facture en compte 412 au bon prix unitaire. La tolérance de quantité de cette famille est fixée à 2 %. L'écart atteint 3 %, donc la facture reste bloquée jusqu'à un avoir du fournisseur ou une réception complémentaire.
FAQ
- Faut-il vraiment bloquer les petites factures ?
Vous pouvez fixer un seuil sous lequel un circuit simplifié s'applique (carte d'achat, petite caisse). Ce seuil devient vite une porte de sortie, car une dépense découpée en plusieurs factures juste en dessous passe sans commande. Si vous en créez un, contrôlez le cumul par fournisseur et par mois, et comptez ces factures dans l'indicateur.
- Notre ERP sait-il déjà faire ce blocage ?
Avant tout développement, vérifiez trois réglages de l'ERP actuel. La référence de commande est-elle obligatoire à la saisie d'une facture ? Le rapprochement bloque-t-il le paiement ? Le système interdit-il à un utilisateur de lever un blocage qu'il a lui-même provoqué ? Trois oui, et le paramétrage suffit. En revanche, chaque non désigne le point précis à traiter, par configuration ou par une application branchée sur l'ERP.
- Comment ce contrôle s'articule-t-il avec la facturation électronique ?
Les deux projets se renforcent. Si vous préparez la réception de factures structurées, exigez la référence de commande comme une donnée contrôlée dès l'arrivée, afin que le rattachement se fasse sans ressaisie. Notre article sur la facturation électronique DGI et le SI existant traite le reste.
Sources
- Le Matin, apports de la loi n° 69-21 (22 juin 2023)
- Finances News Hebdo, loi n° 69-21 (22 septembre 2023)
- Le Matin, sanctions des retards de paiement (19 octobre 2023)
- Le Matin, amendes réajustées (1er juillet 2024)
- SAP Learning, Créer des factures sans BdC
Dernière vérification : 1er novembre 2026.
À la prochaine clôture mensuelle, remontez au comité de direction un seul chiffre, la part des factures du mois arrivées sans commande ni contrat, régularisations comprises. Notre audit gratuit peut le calculer avec vous et passer en revue votre chaîne commande, réception, facture avant tout changement de paramétrage.
